Sistem rekrutmen (termasuk persyaratan akademik dan pengalaman) termasuk juga proses penempatan, pengembangan, pembinaan, mutasi dan promosi,  dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik.

A.  Sistem Rekrutmen

Sistem rekrutmen mengacu pada Peraturan Yayasan Nomor 62/YPM/2023 tentang Kepegawaian di Lingkungan Universitas Maarif Hasyim Latif. Rekrutmen Dosen memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Warga Negara Indonesia;
2. Berusia paling rendah 22 (dua puluh) tahun;
3. Pendidikan paling rendah S2 (magister) untuk dosen yang mengajar di program diploma dan/atau sarjana strata 1 (S1) dengan copy ijazah dan transkrip yang telah dilegalisir rangkap 3;
4. Pendidikan paling rendah S3 (doktor/Phd.) dan memiliki jenjang pendidikan yang linier pada pendidikan S2-nya, untuk dosen yang mengajar di Magister atau Strata Dua(S2), dengan copy ijazah dan transkrip yang telah dilegalisir rangkap 3;
5. Daftar Riwayat Hidup;
6. Pas foto ukuran 4×6 rangkap 3;
7. Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari Kepolisian;
8. Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Dokter;
9. Surat Pernyataan menyetujui azas Nahdlatul Ulama dan bersedia mendukung serta berupaya memujudkannya di manapun berada serta tidak pernah terlibat narkoba atau obat-obat terlarang lainnya.

Rekrutmen Tenaga Kependidikan memenuhi persyaratan :

1. Berusia minimal 18 tahun;
2. Pendidikan minimal SMA/sederajat;
3. Kompetensi yang sesuai;
4. Menyerahkan copy ijazah dan/atau transkrip yang telah dilegalisir rangkap 3;
5. Daftar Riwayat Hidup;
6. Pas foto ukuran 4×6 rangkap 3;
7. Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari Kepolisian.

B. Penempatan Kerja

Berdasarkan Peraturan Yayasan, penempatan kerja meliputi :

1. Pegawai yang telah diangkat, ditempatkan pada formasi yang telah tersedia berdasarkan keahlian dan kemampuan yang dimiliki;
2. Penempatan pegawai ditetapkan dengan Keputusan Rektor.

C.  Pengembangan

Sebagai upaya pengembangan Dosen dan Tenaga Kependidikan diberikan kesempatan :

1. Setiap pegawai memiliki hak pribadi untuk mengembangkan diri semaksimal mungkin melalui pelaksanaan tugas dan/atau pekerjaan wajib yang ditekuninya secara bertanggung jawab serta memanfaatkan peluang lain yang memungkinkan.
2. Peluang bagi setiap pegawai untuk mengembangkan diri melalui pelaksanaan tugas yang diberikan kepadanya dan kesempatan-kesempatan lain dengan tidak meninggalkan tugas pokok.
3. bentuk kegiatan pengembangan diri antara lain melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, pendidikan formal dan non formal, mengikuti seminar/lokakarya, megang, dan bentuk lain yang memungkinkan sesuai ketentuan Perundang-undangan.

D.  Pembinaan

Sebagai upaya pembinaan kepada pegawai, maka :

1. Rektor dapat menunjuk para wakil rektor dan atau jajaran dibawahnya untuk melakukan pembinaan setiap pegawai sejak pegawai yang bersangkutan diterima yang bekerja di lingkungan universitas sampai dengan berakhirnya hubungan kerja antara pegawai.
2. pembinaan meliputi seluruh aspek kehidupan manusia, aspek organisasi dan tugas pekerjaan yang dibebankan.
3. Pembinaan pegawai diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas akademik dan administrasi secara berdaya guna dan berhasil guna.
4. Pembinaan pegawai meliputi pembekalan calon pegawai, kualifikasi pegawai, kompetensi pegawai, kinerja pegawai, dan bentuk pembinaan lainnya.
5. Pembinaan sebagai upaya untuk meningkatkan etos kerja dan terbentuknya forum komunikasi pegawai.

E.  Mutasi dan Promosi

Dalam rangka pengembangan dosen dan meningkatkan kinerja karyawan, maka dilakukan mutasi dan promosi diantaranya :

1. Dalam rangka pembinaan, penyegaran, dan pengembangan pegawai, Rektor berwenang mengadakan mutasi  dan promosi pegawai.
2. Perencanaan mutasi dan promosi pegawai didasarkan atas penilaian kinerja pegawai tanpa perlu dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada yang bersangkutan.
3. Mekanisme dan penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh Tim Khusus yang dibentuk oleh Rektor berdasarkan Surat Keputusan.

F.  Pemberhentian

Pemberhentian pegawai didasarkan atas :

1. Pegawai diberhentikan apabila meninggal dunia, rasionalisasi pegawai, telah mencapai usia pensiun, mengundurkan diri atas permintaan sendiri, tidak sehat jasmani rohani sehingga tidak mampu melaksanakantugas sebagai pegawai.
2. usia pensiun bagi pegawai adalah :

           a. 58 tahun bagi pegawai.

           b. 60 tahun bagi dosen yang mempunyai jabatan fungsional paling tinggi Asisten Ahli.

           c. diperpanjang sesuai kebutuhan.

           d. 70 tahun  bagi Dosen yang mempunyai jabatan fungsional Guru Besar, dapat diperpanjang sesuai kebutuhan.